Metodické pokyny pro meziknihovní služby v České republice
1.1 Legislativní rámec meziknihovních služeb
1.2 Charakteristika, vymezení pojmu
2 Centra meziknihovních služeb
2.4 Knihovny pověřené regionální funkcí
3 Proces meziknihovních služeb
3.1 Žádost o zprostředkování MS podaná uživatelem
3.2 Zpracování žádosti o zprostředkování MS („objednávky”)
3.3 Zpracování žádosti dožádanou knihovnou („požadavky”)
3.4 Práce se zprostředkovaným dokumentem
3.5 Evidence meziknihovních služeb
4 Mezinárodní meziknihovní služby
5 Úhrada vynaložených nákladů a fakturace
5.1 Úhrada vynaložených nákladů
1 Obecné otázky
1.1 Legislativní rámec meziknihovních služeb
Meziknihovní služby se řídí zákonem č. 257/2001 Sb. ze dne 29. 6. 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a vyhláškou Ministerstva kultury (MK) 88/2002 Sb. ze dne 21. 2. 2002.
1.2 Charakteristika, vymezení pojmu
Meziknihovní služby (MS) jsou veřejné knihovnické a informační služby. Dle zák. č. 257/2001 Sb. se jimi rozumí soubor výpůjčních, informačních a reprografických služeb, které mezi sebou uskutečňují knihovny s cílem zpřístupnit svým uživatelům knihovní dokumenty bez ohledu na místo jejich uložení. Jsou založeny na principu reciprocity, z něhož vyplývá pro zúčastněné knihovny povinnost poskytovat meziknihovní služby, a to jak v pozici žádající, tak dožádané knihovny.
Žádající knihovna (ŽK) je knihovna, kterou požádal její uživatel o zpřístupnění knihovního dokumentu, který nemá ve svém knihovním fondu (KF).
Dožádaná knihovna (DK) je knihovna, která byla ŽK požádána o zprostředkování knihovního dokumentu ze svého fondu, příp. o poskytnutí informace o něm.
MS je provozovatel knihovny povinen poskytovat bezplatně s výjimkou zpřístupňování knihovních dokumentů z KF jiných knihoven zprostředkováním jejich rozmnoženin v rámci meziknihovních reprografických služeb (MRS) a zpřístupňování knihovních dokumentů z KF knihoven v rámci mezinárodních meziknihovních služeb (MMS). U těchto výjimek je provozovatel knihovny oprávněn požadovat úhradu skutečně vynaložených nákladů. Provozovatelé knihoven mohou požadovat úhradu nákladů na dopravu knihovního dokumentu.
Neposkytnutí MS je hodnoceno jako přestupek, za který lze uložit pokutu od 25 000 Kč do 500 000 Kč. Přestupky podle tohoto zákona projednává, a pokuty vybírá a vymáhá Ministerstvo kultury.obsah
2 Centra meziknihovních služeb
2.1 Národní knihovna ČR
Funkci národního centra MS České republiky plní Národní knihovna ČR. Koordinuje a metodicky usměrňuje spolupráci knihoven v MS. Vydává metodické pokyny pro MS. Na úrovni státu školí pracovníky meziknihovních služeb. Na základě mezinárodních smluv a doporučení IFLA, UNESCO i dokumentů Evropské unie reprezentuje MS ČR vůči národním ústředím jiných států a vůči mezinárodním organizacím.
Národní centrum zpřístupňuje informace o bibliograficko-lokačních zdrojích vytvářených v ČR i v zahraničí.
Národní knihovna je knihovnou s univerzálním knihovním fondem doplněným specializovanými fondy. Národní knihovna trvale uchovává konzervační fond a historický fond. Speciální, historické a konzervační fondy zpřístupňuje k prezenčnímu studiu za speciálních podmínek pouze v případě, že není dostupný jiný exemplář v ČR, tzn. pouze v případech, kdy byly vyčerpány všechny možnosti, jak dokument získat na území ČR. .
2.2 Krajské knihovny
Krajské knihovny jsou krajskými centry meziknihovních služeb. Koordinují a vedou spolupráci knihoven v MS v jednotlivých krajích. Nastavují pravidla postupování žádanek v kraji. Tvoří metodické pokyny MS pro knihovny v kraji a školí pracovníky meziknihovních služeb.
Krajská centra garantují dostupnost regionální produkce knihovních dokumentů pro knihovny v regionu a dostupnost regionální produkce dokumentů pro knihovny v ČR. Shromažďují informace o bibliograficko-lokačních zdrojích vytvářených v regionu i v ČR a zpřístupňují je.
2.3 Specializované knihovny
Důležitými subjekty MS jsou také specializované knihovny, které ve spolupráci s Národní knihovnou ČR plní funkci center meziknihovních služeb v oblasti své specializace.
2.4 Knihovny pověřené regionální funkcí
Zajišťují kvalitní meziknihovní výpůjční, reprografické a informační služby pro vymezený region. V rámci metodické pomoci poskytují poradenství knihovnám ve svém regionu.
3 Proces meziknihovních služeb
MS se uskutečňují mezi knihovnami navzájem. Individuální uživatel je vždy zastoupen knihovnou.
V rámci MS by měly být využívány nové komunikační a reprografické technologie všude, kde je to možné.
3.1 Žádost o zprostředkování MS podaná uživatelem
Žádost o zprostředkování MS podává uživatel knihovně, ve které je registrován, a to způsobem dle zvyklostí této knihovny (prostřednictvím čtenářského konta v knihovním systému, e-mailem, telefonicky apod.). Žádost musí obsahovat základní bibliografické údaje. Mezi bibliografické údaje při objednávce monografie řadíme příjmení a jméno autora, název (popř. podnázev), místo a rok vydání, nakladatelské údaje a ISBN. Při objednávce článku z časopisu je to název periodika (řada), ročník, rok, číslo, stránky (popř. autor a název žádané stati) a ISSN. Při objednávce stati ze sborníku jsou těmito údaji název sborníku (popř. podnázev, řada), jména editorů, místo a rok vydání, stránky (popř. autor a název žádané stati) a ISBN / ISSN. Ne vždy je možné všechny tyto údaje dohledat, avšak měla by vždy být snaha dokument co nejlépe specifikovat.
3.2 Zpracování žádosti o zprostředkování MS („objednávky”)
ŽK může evidovat individuální i institucionální uživatele. U žádosti od individuálního uživatele eviduje jeho jméno a příjmení, číslo čtenářského průkazu, adresu trvalého bydliště a kontaktní údaje. U žádosti od institucionálního uživatele eviduje název a adresu instituce, lokační značku (sigla) a jméno a příjmení pověřeného pracovníka, který odpovídá za půjčené dokumenty.
Knihovna po přijetí žádosti o zprostředkování MS podané svým uživatelem provede do 2 pracovních dnů bibliograficko-lokační zjištění. Bibliograficko-lokačním zjištěním se rozumí proces ověřování citace a zjišťování dostupnosti požadovaného dokumentu. K tomuto zjišťování jsou využívány dostupné informační zdroje jako jsou knihovnické portály, souborné katalogy a elektronické katalogy jednotlivých knihoven. Aktuální přehled dostupných katalogů umisťuje na své webové stránky Národní knihovna ČR.
Po bibliograficko-lokačním zjištění knihovna vyhodnotí oprávněnost žádosti. Za neoprávněnou žádost je považována žádost na výpůjčku, kopii či informaci o dokumentu, kterou uživateli může knihovna realizovat:
a) ze svého fondu;
b) prostřednictvím digitálního dokumentu;
c) prostřednictvím Národní digitální knihovny včetně dostupnosti prostřednictvím služby DNNT, která obsahuje plné texty zdigitalizovaných děl nedostupných na trhu.
Dále je za neoprávněnou žádost považována žádost o MS s chybnými nebo neúplnými bibliografickými údaji, které neumožňují přesné určení žádaného dokumentu. ŽK je odpovědná za úplnost bibliografických údajů (bibliografické citace) požadovaného dokumentu, a je tedy povinna údaje před odesláním žádosti ověřit.
Je-li žádost vyhodnocena jako oprávněná, knihovna začne vystupovat v roli ŽK a pro svého uživatele podá žádost o zprostředkování dokumentu (dále “objednávka”).
Objednávka obsahuje:
- údaje umožňující identifikaci dokumentu, např. signaturu dokumentu, název, označení autora, označení vydavatele, místo, pořadí a rok vydání, ISBN nebo ISSN
- údaje umožňující identifikaci ŽK, například její název a adresu, telefonní číslo a elektronickou adresu
- údaje umožňující identifikaci DK
- způsob zprostředkování dokumentu
- lhůtu, ve které má být žádost vyřízena
Žádost o zprostředkování dokumentu, který nemá charakter tiskoviny, obsahuje kromě výše uvedených údajů rovněž technickou specifikaci dokumentu.
V zájmu efektivního, rychlého a kvalitního získávání požadovaného dokumentu v rámci MS je třeba zachovávat určitá pravidla směrování objednávek. Je nutné, aby knihovny směřovaly své objednávky na základě metodických pokynů krajských knihoven a přihlížely k odbornému profilu knihovního fondu dožádané knihovny a knihovním řádům jednotlivých knihoven.
Objednávky MS je doporučeno zasílat elektronicky, nejlépe prostřednictvím knihovnických portálů, elektronických objednávek souborných katalogů (např. Souborného katalogu ČR), elektronických žádanek dožádaných knihoven nebo e-mailem. Při zasílání objednávky je nutné respektovat podmínky, které určila DK na způsob zasílání.
Není-li DK schopna požadavek realizovat, informuje o tom ŽK. ŽK poté zašle objednávku do dalších knihoven dle principů zmíněných výše. Pokud byly vyčerpány všechny možnosti nebo uživatel zadal špatné údaje citace, informuje ŽK uživatele o důvodech pro zrušení jeho žádosti.
3.3 Zpracování žádosti dožádanou knihovnou („požadavky”)
Rychlost a efektivnost v poskytování MS závisí na mnoha faktorech. I když jsou podmínky a možnosti knihoven rozdílné, v základních postupech musí být metodika jednotná. Postup práce v knihovně, která poskytuje výpůjčku (dožádaná knihovna), je závislý na technickém, informačně-technologickém vybavení, na knihovním řádu, velikosti, typu a odborném profilu fondu, ale i na odbornosti a na množství pracovníků, kteří se zabývají touto činností.
Pokud to podmínky dovolí, knihovna, která obdržela žádost o meziknihovní výpůjčku, kopii či informace o dokumentu (dále “požadavek”) ze svého fondu od ŽK, ji vyřídí do 2 pracovních dnů. V případě, že je DK schopna vyřídit požadavek pouze v prodloužené lhůtě, informuje o tom ŽK.
Příčiny, proč dožádaná knihovna nemůže dokument ihned půjčit, jsou například:
- dokument je půjčený nebo rezervovaný (je-li v dožádané knihovně dokument takto rezervovaný pro jiného uživatele, nemá knihovna žádající o výpůjčku MS automaticky přednostní právo na jeho půjčení);
- dokument je dosud nezpracovaný (periodika jsou nesvázaná apod.);
- dokument je ve vazbě či převazbě;
- dokument je dočasně ztracen nebo nezvěstný;
- dokument je ve skladišti, ze kterého nelze po určitou dobu expedovat.
Vyřízení požadavku může být buď kladné, nebo záporné. Nejprve knihovna zjistí, zda může (kladné vyřízení) nebo nemůže (záporné vyřízení) službu zprostředkovat. V případě kladného vyřízení obnáší práce s požadavkem expedici dokumentu, vyhotovení kopií či realizace výpůjčky, zabalení dokumentu a zaslání ŽK. V případě záporného vyřízení obnáší práce s požadavkem jeho zamítnutí ŽK.
Nemůže-li DK realizovat požadavek na výpůjčku dokumentu, který má ve fondu, ale může vytvořit z dokumentu kopie, informuje o podmínkách možnosti změny typu služby ŽK. Na základě této informace ŽK se buď s žádajícím uživatelem domluví na změnu služby, nebo požádá o zrušení požadavku.
Při realizaci meziknihovní výpůjčky DK informuje ŽK o výpůjční lhůtě dokumentu a podmínkách zpřístupnění dokumentu. DK má právo vypůjčit dokument absenčně nebo prezenčně pro studium pod dohledem knihovníka ŽK.
Pokud při zprostředkování MS vzniknou náklady, které bude DK fakturovat ŽK, je povinností DK o tomto poplatku informovat při vyřízení požadavku.
Pokud knihovna obdržela požadavek na zprostředkování mezinárodní meziknihovní výpůjčky, kopie či informace o dokumentu a bibliograficko-lokačním zjištěním ověřila, že dokument není dostupný v ČR, přepošle tuto žádost do 2 pracovních dnů zahraniční knihovně.
3.4 Práce se zprostředkovaným dokumentem
ŽK, která od DK získala prostřednictvím MS pro svého uživatele objednaný dokument, ho neprodleně vyrozumí o úspěšném vyřízení žádosti na meziknihovní výpůjčku, kopii nebo získání informace o dokumentu.
ŽK je povinna dodržet všechny individuální podmínky, jež stanovila dožádaná knihovna.
Mezi tyto podmínky patří zejména:
- dodržet podmínky stanovené DK na prezenčnost či absenčnost výpůjčky;
- nést po dobu výpůjčky odpovědnost za bezpečnost dokumentu a jeho ochranu proti poškození, ztrátě nebo zničení;
- vrátit dokument zapůjčený DK v dohodnuté lhůtě a v odpovídajícím stavu při dodržení všech opatření na jeho bezpečnou dopravu;
- dodržet výpůjční lhůty, které jsou stanoveny DK a vyplývají z jejího knihovního řádu;
- povinnost ohlásit jakékoliv poškození nebo ztrátu dokumentu a zajistit náhradu či uhradit opravu dokumentu podle podmínek dožádané knihovny.
Před uplynutím výpůjční lhůty má ŽK právo požádat o její prodloužení. Není však povinností dožádané knihovny tuto žádost akceptovat.
DK má právo zkrátit výpůjční lhůtu. Zkrácená výpůjční lhůta se prodlužuje, pokud pomine důvod ke krácení.
ŽK by měla být připravena přijmout dokument i v jiné než klasické formě a pokud na určité formě dokumentu trvá, měla by předem DK na tento fakt upozornit. Dodávání různých typů dokumentů je podmíněno technickým i technologickým vybavením knihovny a nároky na fyzickou i autorskoprávní ochranu dokumentů.
Dožádaná knihovna upomíná žádající knihovnu, pokud nedodrží stanovenou výpůjční lhůtu.
3.5 Evidence meziknihovních služeb
Každá knihovna musí vést o MS evidenci, která podává okamžitou informaci o práci MS a zachycuje postup od zachycuje postup od přijetí žádosti, zaslání objednávky přes vypůjčení dokumentu až po jeho vrácení. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb. V zásadě musí evidence obsahovat tyto údaje:
- pořadové číslo v protokolu (číslo objednávky nebo požadavku);
- datum odeslání žádanky;
- jméno uživatele;
- způsob a datum vyřízení objednávky nebo požadavku.
3.6 ZÍSKEJ
Alternativou žádanek prostřednictvím webových formulářů, uživatelských kont v knihovních systémech, e-mailů apod. je projekt ZÍSKEJ. Cílem tohoto projektu je vytvořit a zajistit provoz národní platformy pro snadné poskytování meziknihovních výpůjčních služeb a služeb dodávání dokumentů.
4 Mezinárodní meziknihovní služby
Nebyl-li dokument bibliograficko-lokačním zjištěním nalezen v knihovních fondech knihoven ČR, je možné o výpůjčku požádat v zahraničních knihovnách. Výjimkou jsou případy, kdy se dokument nachází na území ČR, ale je např. dlouhodobě nedostupný, ztracený, jde o literaturu získanou z grantových prostředků, apod.
Mezinárodní meziknihovní služby (MMS) se uskutečňují mezi knihovnami ČR a zahraničními knihovnami v souladu s obecně závaznými právními předpisy a doporučeními IFLA.
Knihovny ČR mohou být v rámci MMS knihovnami žádajícími i dožádanými. Z hlediska metodických pokynů platí pro tuto oblast MS stejná základní pravidla jako pro vnitrostátní MS.
Knihovny zprostředkující MMS disponují zahraničními informačními zdroji a technologiemi, které jsou pro ostatní knihovny často nedostupné. Získávání dokumentů ze zahraničních knihoven je finančně náročné a předpokládá vyčlenění dostatečných finančních zdrojů. MMS jsou proto poskytovány za finanční spoluúčasti uživatele. Výši úhrady si stanovují jednotlivé knihovny.
MMS realizují a o metodickou pomoc se žádá prostřednictvím níže uvedených knihoven:
- Národní knihovny České republiky
- Národní technické knihovny
- Knihovny Akademie věd České republiky
- Moravské zemské knihovny v Brně
- Vědecké knihovny v Olomouci
- Národní lékařské knihovny
Tyto knihovny zprostředkovávají od zahraničních spolupracujících institucí MMS knihovnám v ČR a naopak.
Nemůže-li DK s pověřením provádění MMS realizovat požadavek od zahraniční ŽK prostřednictvím svého fondu, je oprávněna žádat jinou českou knihovnu o dodání dokumentu a pro zahraniční ŽK jej zprostředkuje. Pokud tato jiná knihovna také patří ke knihovnám realizujícím MMS, je požadavek předán a následně je realizován v knihovně, které byl předán. Výjimkou jsou požadavky ze specializovaných systémů, které předání požadavku neumožňují.
V případě, že DK zprostředkující výpůjčku MMS vlastní pouze prezenční exemplář, také o ni může požádat jinou českou knihovnu s absenčním exemplářem.
ŽK musí důsledně dodržovat podmínky stanovené zahraniční DK, zejména dodržení výpůjčních lhůt, odpovědnost za bezpečnost a ochranu dokumentu a prezenčnost výpůjčky.
Výpůjčka dokumentu se vyřizuje neprodleně po obdržení žádosti na MMS. Dožádané knihovny ČR stanoví výpůjční lhůtu, podmínky zpřístupnění a důsledně zabezpečí ochranu dokumentu.
Knihovny, které poskytují MMS, vedou evidenci o této činnosti. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb.
5 Úhrada vynaložených nákladů a fakturace
5.1 Úhrada vynaložených nákladů
Jedním ze základních principů knihovnictví je vzájemné sdílení informačních zdrojů mezi knihovnami na úrovni regionální, státní i mezinárodní. Zpřístupňování dokumentů představuje základní formu vzájemné spolupráce knihoven a je významným nástrojem pro efektivní využívání informačních zdrojů získaných nákupem z veřejných rozpočtů. MS jsou založeny na principech vzájemné spolupráce, reciprocity a solidarity. V systému národních meziknihovních služeb je doporučeno tyto služby poskytovat bezúplatně.
5.2 Fakturace
Knihovnám je doporučeno kumulovat požadavky na úhradu skutečně vynaložených nákladů na zhotovení kopií či nákladů na dopravu knihovního dokumentu a tyto náklady fakturovat optimálně 1x ročně.
6 Užitečné odkazy
Adresář metodických oddělení krajských a pověřených knihoven
