Oddělení doplňování zahraničních dokumentů
Základním cílem akvizice je výběr a získávání relevantních zahraničních dokumentů pro fondy NK v souladu s aplikací mezinárodní metody Konspektu. Statistické údaje o získaných dokumentech jsou každoročně uveřejňovány ve výroční zprávě. Nejnovější přírůstky zahraniční literatury jsou pravidelně uváděny v rubrice Novinky zahraniční literatury. Poznatky ze zahraničních cest jsou zveřejňovány v rubrice Cestovní zprávy.
Zdroje doplňování
Nákup je nejperspektivnějším zdrojem akvizice, ale v současné době je jeho podíl vzhledem k omezeným finančním prostředkům značně limitován (cca 30 % přírůstku).
Mezinárodní výměna je dosud největším a nezastupitelným zdrojem zahraniční akvizice a váže na sebe však větší pracnost. Umožňuje však získání i tzv. šedé literatury, kterou lze jen velmi obtížné koupit. Perspektivně by se podíl výměny (v současné době více než 30 % přírůstku) měl snižovat. To ale závisí na zásadně jiném financování akvizice, která dlouhodobě trpí nedostatkem finančních prostředků. Výměna se provádí s různými typy knihoven, především však s knihovnami univerzitními a národními. Velká část výměny je vázána i získáváním periodické literatury (v současné době přes 40 % titulů tištěných periodik).
Výměna pracuje s pojmem tzv. protihodnoty, která se obvykle měří buď přepočtem peněz (obecně platí, že je vždy výhodnější než oficiální směnný kurs), počtem vyměněných svazků nebo dokonce stránek.
Dary (v současné době přes 30 % přírůstku) lze rozdělit na část, která zahrnuje publikace získávané v rámci členství ČR v mezinárodních organizacích (OSN, UNESCO, Rada Evropy) nebo i v rámci členství NK v různých organizacích či díky naší spolupráci s nimi. Objem a skladba této části darů jsou poměrně fixní. Dále existuje určitý podíl darů, u nichž se podařilo ovlivnit jejich skladbu na základě dohody s dárcem. Poslední část tvoří dary živelného charakteru, z nichž jsou do fondů NK vybírány pouze relevantní publikace. Ty ostatní jsou redistribuovány jiným institucím.
Do budoucnosti je třeba usilovat o zvyšování podílu nákupu, který obecně sníží akviziční pracnost. Výměna v optimální situaci zůstane nezastupitelnou tam, kde jsou omezené možnosti knižního trhu: šedá literatura a teritoria se špatně rozvinutým knižním trhem.
Kritéria výběru
Podrobná strategie budování fondů Národní knihovny zpracovaná metodou konspektu je přístupná na adrese: http://konspekt.nkp.cz.
Zvláštní kategorii tvoří tzv. zahraniční bohemika, která NK získává pro národní konzervační fond, kde jsou trvale archivována.
Typy doplňovaných dokumentů
Zásadně jsou doplňovány dokumenty na fyzických nosičích, převážně pak jde o klasické tištěné dokumenty. Druhou velkou skupinu co do objemu vynakládaných finančních prostředků tvoří elektronické knihy a databáze. Ostatní typy informačních nosičů se vyskytují výjimečně, zejména jde o mikrofiše. Zpravidla se nedoplňují zvuková CD ani videokazety.
Doplňování zahraniční literatury je náročná práce zejména pokud jde o znalost jednotlivých vědních oborů a jednotlivých jazyků. Vyžaduje značný okruh externích spolupracovníků. Předpokládá soustavné jednání s dodavateli vně knihovny a samozřejmě i sledování knižního trhu v jednotlivých zemích. Ještě předtím, než se publikace dostane do tzv. linky zpracování (tj. byla fyzicky získána), je zpravidla vykonáno hodně akviziční práce spočívající ve studiu pramenů, objednávání, urgování a reklamacích, hledání jiných a vhodnějších dodavatelů, sjednávání podmínek konkrétních dodávek, vyřizování související korespondence zejména ve výměně, osobní jednání s partnery, často složitá jednání s celními úřady atd. Kromě toho spravuje akvizice finanční prostředky a musí se tudíž řídit pravidly oběhu účetních dokladů (likvidace nesčíslných faktur v nákupu pro fondy NK i pro výměnu). Toto vše je vlastní a nezastupitelná náplň akvizice. To, co následuje po získání publikace, je z pohledu akvizice vlastně již jen výsledek této složité práce, která končí základní evidencí přírůstku. V dnešní době je většina výše uvedených operací vykonávána s pomocí výpočetní techniky (ALEPH, Internet včetně elektronické pošty, kancelářský software, CD-ROM databáze ap.)
