Doporučení pro popis sborníků z konferencí, které mají tištěnou i elektronickou část nebo podobu
Charakteristika problému
Je-li sborník z konference současně vydán v tištěné a elektronické podobě (na fyzickém nosiči), je třeba ve zpracovatelských institucích často již na úrovni akvizice rozhodnout, zda pro tištěnou a elektronickou verzi sborníku vytvořit dva samostatné záznamy, či zda popsat sborník jedním záznamem jako elektronický zdroj s tištěnou přílohou nebo obráceně jako tištěný dokument s elektronickou přílohou. Cílem následujícího doporučení je stanovit jednoznačné hledisko pro volbu druhu dokumentu (s ohledem na vydavatelský záměr ovlivňující počet bibliografických záznamů) a tím přispět k jednotnějšímu pojetí bibliografického zpracování sborníků z konferencí, které mají tištěnou i elektronickou část nebo podobu.
Doporučení se vztahuje na popisnou jednotku, kdy je elektronická část sborníku vlepena do desek nebo vložena do kapsičky desek tištěného textu, vztahuje se též na sborníky z konferencí, jejichž tištěná a elektronická část mohou být navzájem fyzicky zcela samostatné a jako takové mohou přijít do knihovny odděleně. Pokud je sborník z konference vydán jako elektronický zdroj v typickém pouzdru pro CD-ROM nebo DVD (obvyklý rozměr pouzdra je 20 x 14 x 2 cm), ve kterém je současně vložena tištěná příloha, popisuje se tato popisná jednotka vždy jako elektronický zdroj a není třeba řešit ani počet bibliografických záznamů, ani volbu druhu dokumentu uvedené v tomto doporučení.
Z hlediska vydání a distribuce lze sborníky z konferencí, mající tištěnou a elektronickou část nebo podobu, rozdělit do tří skupin:
1. sborníky, jejichž tištěná a elektronická verze jsou vydané a distribuované současně, bez možnosti oddělené distribuce, navzájem spolu souvisejí a jako celek tvoří jednu popisnou jednotku;
2. sborníky, jejichž tištěná a elektronická verze spolu navzájem souvisejí, vydavatel je považuje za celek, ale mohou být distribuovány odděleně;
3. sborníky, jejichž tištěná a elektronická verze spolu navzájem nesouvisejí, vydavatel je považuje za samostatné verze sborníku ve dvou různých fyzických podobách (v tištěné a elektronické) bez ohledu na to, zda jsou vydány a distribuovány současně nebo odděleně.
Stanovení počtu bibliografických záznamů
Určujícím kritériem pro stanovení počtu bibliografických záznamů je především záměr vydavatele či nakladatele, zda vydává sborník v tištěné a elektronické podobě jako celek, nebo zda vydává na sobě navzájem nezávislou tištěnou a elektronickou verzi sborníku, s možností oddělené distribuce.
Popis sborníku jedním bibliografickým záznamem
Pokud vydavatel či nakladatel vydává sborník v tištěné a elektronické verzi, které spolu navzájem souvisejí a tvoří jako celek jednu popisnou jednotku, popisuje se sborník jedním bibliografickým záznamem.
Vzájemná souvislost tištěné a elektronické části sborníku bývá obvykle zřejmá a může se v popisné jednotce projevit různými způsoby:
· je dána fyzickou podobou popisné jednotky (CD-ROM bývá vlepen do desek nebo vložen do kapsičky desek tištěné části);
· na titulní stránce tištěného textu se mohou vyskytovat v názvu nebo podnázvu informace o příspěvcích v elektronické podobě, např. „Abstrakta a CD-ROM s příspěvky“, „Sborník příspěvků (obsahuje CD-ROM)“, „Sborník anotací a elektronický sborník přednášek“, „Abstrakta + sborník referátů na CD“ apod.;
· informace o CD-ROM jako příloze tištěné části mohou být uvedeny v předmluvě, v obsahu, v poznámkách atd. v tištěné i elektronické podobě;
· vzájemnou souvislost tištěné a elektronické části sborníku lze odvodit i z dalších údajů:
- čísla ISBN uvedená na tištěné i elektronické verzi se shodují;
- v tištěné verzi (např. na rubu titulní stránky, v tiráži aj.) je uvedeno nejen číslo ISBN pro sborník v tištěné podobě, ale i číslo ISBN pro elektronickou verzi;
- v tištěné verzi je uveden společný copyright pro autory anotací i plných textů, přičemž tištěná část obsahuje pouze anotace (plné texty jsou v elektronické podobě).
Vydavatelský záměr považovat tištěnou a elektronickou verzi sborníku za celek může být uveden na různých místech v tištěné nebo elektronické podobě i v případě, kdy tištěná a elektronická verze sborníku z konference mají oddělenou distribuci. Tištěný text a elektronická verze mohou přijít do knihovny samostatně, proto je vhodné prověřovat, zda ke sborníku neexistuje CD-ROM a obráceně, zda k CD-ROM neexistuje sborník v tištěné podobě (vždy v případě, že v předcházejících ročnících tomu tak bylo).
Někdy vydavatel či nakladatel vydává sborník v tištěné a elektronické podobě jako celek, ale z popisné jednotky není jejich vzájemná souvislost zřejmá. V tomto případě doporučujeme obrátit se přímo na vydavatele a pokud není vydavatelský záměr stanoven ani potom, lze ho odvodit z již existujících záznamů sborníků z předchozích ročníků uložených v bázi (= zachování kontinuity zpracování). Pokud ani to nepřispěje ke stanovení záměru vydavatele, doporučujeme přihlédnout k obsahu tištěné části sborníku:
- Pokud tištěná část sborníku obsahuje anotace či abstrakta a elektronická část plné texty jednotlivých příspěvků, přičemž tištěná i elektronická verze sborníku byly vydány a distribuovány současně, doporučujeme sborník z konference popsat jedním bibliografickým záznamem jako tištěný text s elektronickou přílohou.
Popis sborníku dvěma bibliografickými záznamy
Pokud vydavatel či nakladatel vydává na sobě navzájem nezávislou tištěnou a elektronickou verzi sborníku, s možností oddělené distribuce, popisuje se sborník dvěma bibliografickými záznamy.
Tento vydavatelský záměr však nebývá v popisných jednotkách přímo uveden. Pokud není ani v jedné verzi uveden vydavatelský záměr považovat sborník v tištěné a elektronické podobě za celek (viz výše), lze se informovat přímo u vydavatele a v případě, kdy se nepodaří kontaktovat vydavatele, lze odvodit vydavatelský záměr z již existujících záznamů sborníků z předchozích ročníků uložených v bázi. Pokud není záměr vydavatele jasný ani potom, doporučujeme následující postup:
- Pokud tištěná a elektronická verze sborníku z konference nejsou vydány současně (mají oddělenou distribuci) a jsou na sobě navzájem nezávislé (není ani v jedné verzi uveden vydavatelský záměr považovat sborník za celek), doporučujeme vytvořit dva bibliografické záznamy: samostatný bibliografický záznam pro tištěnou verzi a další samostatný záznam pro elektronickou verzi sborníku. Tento případ se vyskytuje spíše výjimečně.
- Pokud jsou tištěná i elektronická část sborníku vydány a distribuovány současně, jsou na sobě navzájem nezávislé a obě obsahují plné texty jednotlivých příspěvků, doporučujeme vytvořit samostatný bibliografický záznam pro tištěnou verzi a další samostatný záznam pro elektronickou verzi sborníku.
Volba druhu dokumentu (DD) při popisu sborníku jedním bibliografickým záznamem
Popisuje-li se sborník z konference mající tištěnou a elektronickou část jedním záznamem, doporučujeme při volbě druhu dokumentu použít jako hlavní hledisko úplnost obsahové charakteristiky jednotlivých příspěvků konference uvedené v tištěné části sborníku.
DD = elektronický zdroj (s tištěnou přílohou)
Pokud tištěná část sborníku z konference obsahuje pouze minimální údaje týkající se jednotlivých příspěvků (jména autorů, názvy příspěvků, odkazy na určité sekce konference, informace o konferenci jako takové), aniž by byla uvedena obsahová charakteristika jednotlivých příspěvků alespoň na úrovni anotace či abstraktu, a současně pokud elektronická část obsahuje plné texty přednášek, jejich anotace nebo abstrakta, popisuje se sborník jako elektronický zdroj. Tištěná část se v tomto případě považuje za přílohu a jako taková se uvede v bibliografickém záznamu v oblasti fyzického popisu či v případě pokračujících zdrojů v poznámce.
DD = tištěný text (s elektronickou přílohou)
Pokud tištěná část sborníku z konference obsahuje alespoň anotace či abstrakta poskytující uživateli dostatečnou obsahovou charakteristiku jednotlivých příspěvků, popisuje se sborník jako tištěný text. Elektronická část se v tomto případě považuje za přílohu a jako taková se uvede v bibliografickém záznamu v oblasti fyzického popisu či v případě pokračujících zdrojů v poznámce.
