Směrnice IFLA pro zasílání objednávek MVS elektronickou poštou

Úvod

Mezinárodní směrnice pro zasílání objednávek MVS faxem již existují. Kancelář IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční službu (MMVS) byla nyní pověřena vypracováním nových směrnic pro zasílání objednávek MMVS elektronickou poštou (e-mail).

V květnu 1999 byl proveden průzkum s cílem zjistit, jaká je běžná praxe a jaké směrnice již existují. Byly vzaty v úvahu také systémy, které používají velká centra dodávání dokumentů a rozsáhlé distributorské systémy MMVS (např. OCLC) a Mezinárodní výpůjční protokol Mezinárodní organizace pro normalizaci ISO 10160/10161.

Průzkum potvrdil, že e-mail je stále více používaný jako běžný způsob zasílání objednávek MMVS. Často je používán některý typ standardizovaného systému (kanadský AVISO nebo ARTemail British Library Document Supply Centre), nebo je korespondence zasílána způsobem odpovídajícím normě ISO (ISO 10160 a 10161), kde musejí být objednávky upraveny podle pravidel daných touto normou.

Nicméně jsou stále ještě často zasílány nestandardizované objednávky, kde jsou všechny prvky uváděny v základní části e-mail zprávy, a pro tyto druhy objednávek MMVS byly vypracovány tyto směrnice.

Tyto mezinárodní směrnice by měly být používány v souladu s již existujícími národními směrnicemi a v praxi by se mělo přihlížet k dohodnutým postupům mezi spolupracujícími knihovnami.

Tento dokument obsahuje:

• směrnice
• příklady
• bibliografii existujících národních směrnic a obdobných dokumentů (anglicky)
• šablony pro zasílání MMVS objednávek e-mail (anglicky)

Směrnice

1. Objednávky, zasílané e-mail, jsou většinou odděleními MVS přijímány, ale není to jejich povinnost. V případě pochybností je lépe, když se žádající knihovna spojí s dodávající knihovnou a ujistí se, že objednávka formou e-mail bude přijata.

2. Knihovny by měly vědět, že mezi zasláním objednávky MMVS a jejím přijetím dodávající knihovnou může nastat časové zpoždění. Dodávající knihovna nemůže nést odpovědnost za jakékoliv zpoždění, vzniklé přerušením dodávání e-mail.

3. Tyto směrnice nenahrazují národní nebo regionální směrnice. Tyto mezinárodní směrnice se použijí při zasílání objednávek MMVS mezi zeměmi, nebo mohou být přizpůsobeny pro užívání v národním nebo regionálním měřítku.

4. Tyto mezinárodní směrnice by měly být použity pro elektronické zasílání nestandardizovaných objednávek. Pokud jsou objednávky zasílány již zavedeným standardizovaným systémem, nebo takovým, který odpovídá normě ISO 10160 a ISO 10161, musí být objednávka upravena podle pravidel tohoto systému, které se mohou lišit od těchto směrnic.

5. Objednávky MMVS, zaslané e-mail, mají mít tyto prvky:

Příklady

Příklad A: Výpůjčka

Věc: ILL Request HG90432

Zpráva e-mail:
Komu: oddělení ILL, Anytown University of Technology
Datum: 4. dubna 1999
Podle Vašeho katalogu máte ve fondu
Quotidianum fennicum: daily life in medieval Finland; edited by Christian Krotzl and Jaakko Masonen. 1989/Medium Aevum quotidianum, 19/
Signatura XYZ 345.23

Maximální cena: do 4 IFLA vouchers
Zašlete, prosím, přímo na ILL
Sometown City University
Sometown, UK

Adresa vyúčtování: viz níže

Děkuji Vám

Sara Gould
ILL
Bridgetown University
Bridgetown, UK
e-mail: sara.gould@bridg.ac.uk fax: ++44 1937 546254

Příklad B: Fotokopie

Věc: ILL Request HG90432

Zpráva e-mail:

Komu: Oddělení ILL, Anytown University of Technology
Datum: 4. dubna 1999

Objednávka kopie článku

Časopis: Psychiatric Care, Vol 5, No 2, April 1998, p. 72-75

Autor: Garner, R.
Název: Telematics: the potential of computer mediated communication in professional practice

Aktuální do: 1. srpna 1999

Vaše přírůstkové číslo: 19980624264
Souhlas s copyrightem podle CCG
Uživatel: Sara Gould

Zašlete, prosím, článek na:
ILL
Sometown City University
Sometown, UK
Nebo faxem: ++44 9876 543234

Bibliografie

• IFLA Fax Guidelines. https://web.archive.org/web/20010108173600/http://ifla.inist.fr/VI/2/p3/g-fax.htm
• ISO ILL Protocol Standard, ISO 10160 and 10161. 1997
• For information about the ISO ILL Protocol Standard, consult the website of the Interlibrary Loan Application Standards Maintenance Agency at https://librarytechnology.org/document/7999
• American Library Association (ALA) Interlibrary Loan Committee, Reference and Adult Services Division. "Guidelines and Procedures for Telefacsimile and Electronic Delivery of Interlibrary Loan Requests and Materials". http://www.ala.org/Template.cfm?Section=interlibraryloan&template=/ContentManagement/ContentDisplay.cfm&ContentID=104201
• Colussi, Gianni. "How to write an email for ILL-DD: a librarian's guide to requesting ILL or obtaining photocopies simply but effectively [by email]". http://www.aib.it/aib/lis/illem.htm In Italian.
• South Africa Interlending Scheme. Guidelines for sending ILL requests by email. Contact Celeste Botha, the State Library of South Africa. Email celeste@statelib.pww.gov.za

Šablony

• Šablona 1: žádost o fotokopii (ke stažení ve formátu .rtf)
• Šablona 2: žádost o výpůjčku (ke stažení ve formátu .rtf)

To:

Date:

Dear Colleague

Are you able to supply the following journal article for one of our users?

< Journal title, year, volume, part, page number >

<Article title & author>

Call number/Shelfmark:

Verification source:

This would be CCG for copyright compliance.

Patron:

* We prefer to pay with IFLA ILL Vouchers

* Max cost is IFLA ILL Vouchers or US$

* Urgent request: needed before

Please send the item to:

Billing address:

Thank you.

<Your name>

<Your full address>

<Your email>

<Your fax>

To:

Date:

According to your catalogue, you hold

<Bibliographic description>

Call number/Shelfmark:

Verification source:

Please would you be willing to lend?

* We prefer to pay with IFLA ILL Vouchers

* Max cost is IFLA ILL Vouchers or US$

* Urgent request: needed before

* Client's name or id:

Please send the item to:

Billing address:

Thank you.

<Your name>

<Your full address>

<Your email>

<Your fax>

Překlad NK ČR,  30. 5. 2000