Směrnice IFLA o užívání faxu

Úvod

Sekce IFLA pro zasílání dokumentů a meziknihovní výpůjční službu (MVS) je již delší dobu toho názoru, že by měly existovat mezinárodní směrnice pro využívání faxu při objednávání MVS. Na podkladě průzkumu používání faxu v některých větších knihovnách a národních orgánech vypracoval personál Kanceláře IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční službu (MMVS) materiál, který upozorňuje na problémy objednávání faxem a navrhuje řešení těchto problémů. Podává doporučení týkající se prvků při objednávkách faxem, uvádí příklady doporučené úpravy objednávky. Materiál byl dán do oběhu k připomínkám. Původní materiál a zaslané připomínky byly použity při zpracování těchto směrnic.

Směrnice

1. Je důležité, aby objednávka byla zaslána podle pokynů a postupů dodávající knihovny.

   Pokud číslo faxu dodávající knihovny není známo, má se žádající knihovna spojit dopisem nebo telefonem s dodávající knihovnou, aby zjistila, zda jsou objednávky faxem nebo elektronickou cestou přijímány a pokud ano, zda k tomu existuje zvláštní formulář nebo určitá pravidla postupu.

   V případě, že dodávající knihovna má veřejné číslo faxu nebo číslo faxu svého oddělení MVS, lze předpokládat, že přijímá objednávky podané faxem. Žádající knihovna by přesto měla zjistit, zda dodávající knihovna používá zvláštní formuláře pro faxové objednávky nebo požaduje zvláštní postup.

   Používá-li dodávající knihovna zvláštní formuláře, má je žádající knihovna použít a vyplnit je podle pokynů. Jedním formulářem lze objednat jen jeden dokument (pokud dodávající knihovna nestanoví jinak). Všechny pokyny dodávající knihovny musejí být dodrženy.

2. Pokud dodávající knihovna nemá vlastní formulář ani zavedené postupy, může žádající knihovna použít buď formulář vlastní nebo IFLA, anebo zašle objednávku formou volného textu.

   Při kterékoliv alternativě musí žádající knihovna zajistit, že v objednávce budou prvky citace v takovém logickém uspořádání, aby s nimi mohla dodávající knihovna snadno pracovat. Pořadí prvků, jak je uvedeno níže, může sloužit jako vzor. Příklady doporučené úpravy jsou uvedené v Příloze 1. Označení prvků má být uváděno tak, aby bylo zcela jasné, co se objednává a bylo tak zajištěno dodání správného titulu. Použitá označení byla převzata z normy ISO 10161: Specifikace záznamu meziknihovní výpůjčky.

3. Ve formuláři objednávky i v objednávce formou volného textu mají být uvedeny tyto prvky:

   1. Identifikační číslo nebo jméno žadatele. Identifikace objednávky číslem nebo jménem uživatele. Je možné, že některé knihovny použijí další doplňující číslo objednávky pro lepší identifikaci.
   2. Datum. Datum odeslání objednávky.
   3. Identifikace žadatele. Název, plná adresa včetně e-mail, čísla faxu a telefonu žádající knihovny kvůli upřesnění objednávky a dodání žádaného dokumentu faxem nebo elektronicky.
   4. Aktuální do. Datum, do kdy je dokument nutno dodat, zejména jdeli o naléhavou objednávku.
   5. Signatura. Signatura a lokace v dodávající knihovně, pokud je známo.
   6. Úplné bibliografické údaje objednávaného dokumentu:

       

      výpůjčka: obvykle monografie, která je zapůjčena a pak vrácena

      • autor
      • název
      • vydání
      • místo vydání
      • vydavatel
      • rok vydání
      • název a číslo edice
      • ISBN

       

      fotokopie: obvykle článek z periodika, který je zaslán v kopii a zůstává v žádající knihovně

      • název periodika
      • svazek, číslo
      • datum vydání svazku a čísla
      • stránky
      • autor článku
      • název článku
      • ISSN

       

   7. Odkaz na pramen citace. Úplné bibliografické údaje nebo kopie citace, aby mohla dodávající knihovna citaci ověřit, pokud to bude nutné.
   8. Poznámka. Pro uvedení zvláštních požadavků, např. "Žádáme mikrofiš", "Pouze anglické vydání" nebo "Jakékoliv vydání".
   9. Dodání. Preferovaný způsob dodání dokumentu, např. poštou, faxem nebo elektronicky.
   10. Prohlášení o dodržení copyrightu. Při objednávkách fotokopií. Prohlášení podle zákona o copyrightu (v jednotlivých zemích se liší).
   11. Placení. Souhlas se zaplacením nebo jiné sdělení.
   12. Adresa a identifikace dodavatele. Název a úplná adresa dodávající knihovny.
   13. Poznámka odesílatele. Místo pro zprávu dodávající knihovny.

IFLA - Office for International Lending
Květen 1995

PŘÍLOHA 1

Příklad A: Výpůjčka

Příklad B: Fotokopie

Copyright © 1995 IFLA Programme for UAP

Překlad NK ČR, 28.4.2000