Směrnice IFLA o užívání faxu

Úvod

Sekce IFLA pro zasílání dokumentů a meziknihovní výpůjční službu (MVS) je již delší dobu toho názoru, že by měly existovat mezinárodní směrnice pro využívání faxu při objednávání MVS. Na podkladě průzkumu používání faxu v některých větších knihovnách a národních orgánech vypracoval personál Kanceláře IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční službu (MMVS) materiál, který upozorňuje na problémy objednávání faxem a navrhuje řešení těchto problémů. Podává doporučení týkající se prvků při objednávkách faxem, uvádí příklady doporučené úpravy objednávky. Materiál byl dán do oběhu k připomínkám. Původní materiál a zaslané připomínky byly použity při zpracování těchto směrnic.

 

Směrnice

  1. Je důležité, aby objednávka byla zaslána podle pokynů a postupů dodávající knihovny.

    Pokud číslo faxu dodávající knihovny není známo, má se žádající knihovna spojit dopisem nebo telefonem s dodávající knihovnou, aby zjistila, zda jsou objednávky faxem nebo elektronickou cestou přijímány a pokud ano, zda k tomu existuje zvláštní formulář nebo určitá pravidla postupu.

    V případě, že dodávající knihovna má veřejné číslo faxu nebo číslo faxu svého oddělení MVS, lze předpokládat, že přijímá objednávky podané faxem. Žádající knihovna by přesto měla zjistit, zda dodávající knihovna používá zvláštní formuláře pro faxové objednávky nebo požaduje zvláštní postup.

    Používá-li dodávající knihovna zvláštní formuláře, má je žádající knihovna použít a vyplnit je podle pokynů. Jedním formulářem lze objednat jen jeden dokument (pokud dodávající knihovna nestanoví jinak). Všechny pokyny dodávající knihovny musejí být dodrženy.

  2. Pokud dodávající knihovna nemá vlastní formulář ani zavedené postupy, může žádající knihovna použít buď formulář vlastní nebo IFLA, anebo zašle objednávku formou volného textu.

    Při kterékoliv alternativě musí žádající knihovna zajistit, že v objednávce budou prvky citace v takovém logickém uspořádání, aby s nimi mohla dodávající knihovna snadno pracovat. Pořadí prvků, jak je uvedeno níže, může sloužit jako vzor. Příklady doporučené úpravy jsou uvedené v Příloze 1. Označení prvků má být uváděno tak, aby bylo zcela jasné, co se objednává a bylo tak zajištěno dodání správného titulu. Použitá označení byla převzata z normy ISO 10161: Specifikace záznamu meziknihovní výpůjčky.

  3. Ve formuláři objednávky i v objednávce formou volného textu mají být uvedeny tyto prvky:

    1. Identifikační číslo nebo jméno žadatele. Identifikace objednávky číslem nebo jménem uživatele. Je možné, že některé knihovny použijí další doplňující číslo objednávky pro lepší identifikaci.
    2. Datum. Datum odeslání objednávky.
    3. Identifikace žadatele. Název, plná adresa včetně e-mail, čísla faxu a telefonu žádající knihovny kvůli upřesnění objednávky a dodání žádaného dokumentu faxem nebo elektronicky.
    4. Aktuální do. Datum, do kdy je dokument nutno dodat, zejména jdeli o naléhavou objednávku.
    5. Signatura. Signatura a lokace v dodávající knihovně, pokud je známo.
    6. Úplné bibliografické údaje objednávaného dokumentu:

       

      výpůjčka: obvykle monografie, která je zapůjčena a pak vrácena

      • autor
      • název
      • vydání
      • místo vydání
      • vydavatel
      • rok vydání
      • název a číslo edice
      • ISBN

       

      fotokopie: obvykle článek z periodika, který je zaslán v kopii a zůstává v žádající knihovně

      • název periodika
      • svazek, číslo
      • datum vydání svazku a čísla
      • stránky
      • autor článku
      • název článku
      • ISSN

       

    7. Odkaz na pramen citace. Úplné bibliografické údaje nebo kopie citace, aby mohla dodávající knihovna citaci ověřit, pokud to bude nutné.
    8. Poznámka. Pro uvedení zvláštních požadavků, např. "Žádáme mikrofiš", "Pouze anglické vydání" nebo "Jakékoliv vydání".
    9. Dodání. Preferovaný způsob dodání dokumentu, např. poštou, faxem nebo elektronicky.
    10. Prohlášení o dodržení copyrightu. Při objednávkách fotokopií. Prohlášení podle zákona o copyrightu (v jednotlivých zemích se liší).
    11. Placení. Souhlas se zaplacením nebo jiné sdělení.
    12. Adresa a identifikace dodavatele. Název a úplná adresa dodávající knihovny.
    13. Poznámka odesílatele. Místo pro zprávu dodávající knihovny.

IFLA - Office for International Lending
Květen 1995

PŘÍLOHA 1

Příklad A: Výpůjčka

Označení prvku Příklad:

 

Identifikační číslo nebo jméno uživatele 55-0053
Datum 9.února 1995
Identifikace žadatele Národní a univerzitní knihovna
"Kliment Ohridski"
Bull Goce Delcev No 6
9100 Skopje
Republic of Macedonia
Fax: 389 91 230 874
Telefon: 389 91 226 846
Aktuální do Do 20.února 1995
Signatura Není známo
Výpůjčka Výpůjčka
Autor Mangold, Peter
Název National Security and International Relations
Vydání Poslední vydání
Místo vydání London/New York
Vydavatel Routledge
Rok vydání 1990
ISBN 0 4150 2295 9
Pramen ověření BIP
Poznámka Bez dalších údajů
Dodání Pouze poštou
Placení Poplatky budou zaplaceny
Adresa odesílatele /dodávající knihovny/ Výpůjční oddělení
Library of Congress
Washington DC 20540
USA

Příklad B: Fotokopie

Označení prvku

 

Příklad

 

Identifikační číslo nebo jméno uživatele 55-0008
Datum 6.května 1995
Identifikace objednavatele Centralna tehniska knjiznica Univerze
PO Box 90/11
Tomsiceva 7
61000 Ljubljana
Fax: 38 61 214108
Telefon: 38 61 214072
Aktuální do Do 10.května 1995
Signatura Není známo
Fotokopie Fotokopie:
Název Journal of investigative dermatology
Svazek, číslo 99 /3/
Datum vydání svazku a čísla 1992
Stránky 306-09
Autor článku Wiedow, O.
Název článku Lesional elastase activity in psoriasis, contact dermatitis, and topic dermatitis
ISSN 0022-202X
Pramen citace CIM 33 1992:5157
Poznámka Naléhavá objednávka
Dodání Pouze faxem
Souhlas s copyrightem Objednávám tímto dodání kopie výše uvedeného článku. Kopie téhož dokumentu mi nikdy předtím nebyla dodána vámi ani jinou knihovnou. Nepoužiji kopii jinak než pro vědeckou práci a osobní studium a nepředám kopii tohoto textu jiné osobě.
Placení Poplatky budou zaplaceny
Adresa odesílatele /dodávající knihovny/ University of Colorado Health Sciences Center
Denison Memorial Library A003
4200 East 9th Avenue
Denver, CO 80262
USA

Copyright © 1995 IFLA Programme for UAP

Překlad NK ČR, 28.4.2000