A. Vytváření návrhů - knihovny v systému Aleph

Postup zpracování autorit v kooperativním systému
(revidováno 2003)

- kooperace probíhá v oblasti personálních a korporativních autorit, ke stahování jsou k dispozici též geografické autority a formální deskriptory, vybrané knihovny mohou přispívat navíc návrhy geografických a formálních autorit (po dohodě s odd. věcného popisu NK)
- katalogizátoři knihoven Aleph i knihoven spolupracujících přes Z39.50 server mohou revidovat vlastní záznamy (REV1, REV2) a navrhovat opravy autorit stávajících(OPR)

Kooperace počítá s dvoustupňovou kontrolou nově dodávaných/opravovaných záznamů. Na lokální úrovni se odehrává lokální supervize (pověřený pracovník ručí za formální i obsahovou správnost dodávaného záznamu bez ohledu na to, zda na lokální úrovni záznam vytvořil řadový katalogizátor, nebo záznamy tvoří jen pověřený supervizor). V NK ČR probíhá druhý stupeň supervize (prověření správnosti dodávaných informací i zdrojů). Dvoustupňová kontrola je volena z důvodů maximální možné filtrace vzniku duplicit a chyb.

A. Vytváření návrhů - knihovny v systému Aleph

• katalogizátoři NK ČR, kteří dodávají návrhy autorit, prověřují jména na duplicitu a ukládají nové záznamy přímo do báze AUT10
• katalogizátoři jiných knihoven se systémem Aleph jiné verze (než je aktuální verze v NK ČR) stahují záhlaví z kopie báze AUT10 na svém lokálním serveru, která se každou noc aktualizuje; nenajdou-li autora, znovu prověří v AUT10 přes zvláštního klienta a poté v AUT10 vytvoří návrh
• záznamy se vytvářejí pomocí šablony, kde jsou předdefinované údaje, včetně pole 900 pro návrhy
• záznamy může vytvářet lokální supervizor (vytváří NÁVRH), nebo lokální katalogizátor (vytváří *NÁVRH, zvaný též "hvězdička"); záznam vytvořený katalogizátorem musí být znovu vyhledán a zrevidován lokálním supervizorem (umaže hvězdičku v poli 900 a "podepíše se" do pole 906 s prefixem ko) - teprve poté se záznamem může zabývat "vrchní supervizor" v NK
• lokální supervizor nemusí vyhledávat záznamy k revizi podle jména autora, ale může použít rejstřík návrhů - vyhledává se řetězec *J-NÁVRH+sigla knihovny+datum nebo *K-NÁVRH+sigla knihovny+datum
  Přehled polí bloku 9XX pro autority

Ukázka záznamu-návrhu, jak by byl založen přímo v bázi AUT10 v systému Aleph
(červeně jsou povinná pole, zeleně příklad nepovinného pole, černě údaje předdefinované v šabloně)

LDR     -----nx^^^22-----^^^45^^
001     ola2002100220
900     $$aJ-NÁVRH
005     20020110
100     $$a20020110aczey0103^^^^ba
152      $$aAACR2
200 1 $$aBrčko$$bVáclav$f1940-
400 1 $$aBrčekol$$bVendelín$f1940-$$to
801 0 $$aCZ$$bOLA001$$c20020110
810     $$aVendelín Brčekol: Jak skončit v blázinci.
906     $$aza20020110$$bmarm
907    $$aNarozen 5.7.1940. Humorista.
908    $$adefinitivní
909    $$aCZ

B. Vytváření návrhů - knihovny spolupracující přes Z39.50 (knihovny s jinými systémy)

• katalogizátoři pracující ve svém domácím prostředí prověří existenci autora v bázi AUT10, pokud naleznou, stáhnou záznam do vlastní báze; pokud nenaleznou, vytvoří záznam do přestupní báze zv. bandaska (na Z39.50 serveru), která není uživatelům přístupná, a zároveň ho uloží do své báze autorit
• záznamy může vytvářet lokální supervizor (vytváří NÁVRH), nebo lokální katalogizátor (vytváří *NÁVRH, zvaný též "hvězdička") - větev NEW (viz ukázky)
• zvláštní programy záznam přepracují do importního formátu Aleph a záznam se přenese do báze AUT10; z údajů uložených katalogizátorem se přenášejí pouze vybraná pole, do ostatních se ukládají předdefinované nebo systémem generované hodnoty
• záznam se dostane do báze AUT10 a je zde vyhledatelný nejdéle čtvrt hodiny po uložení (protože je při ukládání záznamu do AUT10 třeba na několik sekund zamknout bázi, častější frekvence by omezovala katalogizátory i uživatele)
• záznam vytvořený katalogizátorem ("hvězdička") musí být znovu vyhledán v bázi AUT10 lokálním supervizorem, který ho zreviduje (umaže hvězdičku v poli 900, ostatní zajistí systém) - záznam se stává "návrhem" - teprve poté se záznamem může zabývat "vrchní supervizor" v NK - větev REV2 (viz ukázka)
• pokud katalogizátor zjistí, že udělal chybu, a chce ji opravit ještě před kontrolou svým supervizorem, záznam znovu vyhledá (nejdříve 1/4 hodiny po uložení) a opraví (systém zajistí uložení dalších potřebných údajů)- větev REV1 (viz ukázka)
• lokální supervizor nemusí vyhledávat záznamy k revizi podle jména autora, ale může použít rejstřík návrhů - vyhledává se řetězec *NÁVRH+sigla knihovny+datum

Ukázka záznamu-návrhu, jak by ho do Alephu dodal Z39.50 server
(červeně jsou povinná pole, zeleně příklad nepovinného pole, černě pole doplňovaná systémově)

LDR     -----nx^^^22-----^^^45^^
001     xx0000012
900     $$aJ-NÁVRH
005     20020110
100     $$a20020110aczey0103^^^^ba
152     $$aAACR2
200 1 $$aBrčko$$bVáclav$f1940-
400 1 $$aBrčekol$$bVendelín$f1940-$$to
801 0 $$aCZ$$bABG001$$c20020110
810     $$aVendelín Brčekol: Jak skončit v blázinci.
906     $$aza20020110$$bxmino
907    $$aNarozen 5.7.1940. Humorista.
908    $$adefinitivní
909    $$aCZ

C. Zpracování návrhů v odd. národních autorit NK ČR (dále jen ONA)

• pracovník ONA vyhledává nové návrhy ze zvláštního rejstříku - smí vstoupit pouze do "návrhů", nikoli do "hvězdiček"
• návrh se zkontroluje na duplicitu, prověří se úplnost a případné podezřelé údaje, dle potřeby v příručce
  Dojde-li supervizor k názoru, že návrh není v pořádku, podle míry nesprávnosti návrh sám opraví a doplní, nebo projedná s původním zpracovatelem.
• při schválení (i s úpravami) se odmaže pole 900 a vyplní 906:
  • pokud je záznam v pořádku – v poli 906 je stavový kód vr/fr
  • pokud je třeba oprava/doplnění v jiných polích než záhlaví – v poli 906 je stavový kód op, vyplňuje se podpole c
  • pokud je třeba změnit záhlaví, pro původní tvar se použije pole COR/MOR (pomocné pole pro alephovské knihovny), v poli 906 je stavový kód oz, vyplní se podpole c (kód oz má přednost před op)
• jde-li o duplicitu:
  • čistá duplicita - záznam se zruší podle předepsaných pravidel, nikoli fyzicky - v poli 906 je stavový kód zr
  • tzv. nepravá duplicita (autor už je v bázi, ale pod jiným záhlavím) - záznam se zruší podle předepsaných pravidel, IČ záznamu, k nemuž byl duplicitní, se uloží do pole 901, v poli 906 je stavový kód zr; pro alephovské knihovny se pole 200 zrušeného záznamu uloží jako COR/MOR do záznamu, k němuž byl duplicitní
• jde-li o problém, který se odkládá až po konzultaci se zpracovatelem - v poli 900 se „NÁVRH„ změní dočasně na „?NÁVRH„

  Přehled stavových kódů v poli 906
  Poznámka:
  Záznam přijatý do báze autorit = návrh je z praktických důvodů považován co do hodnoty v polích 100 a 908 za definitivní. Skutečně definitivním se stává schválením "nejvyšším supervizorem" (pracovníci ONA NK), tj. odmazáním pole 900. Návrhy autoritních záznamů, které nesplňují podmínky „definitivního" záznamu, se nepřijímají.
  

  Ukázka záznamu schváleného supervizorem beze změn
  (červeně nově dodané údaje; pole 900 je odstraněno)

  LDR     -----nx^^^22-----^^^45^^
  001     ola2002100220
  005     20020110
  100     $$a20020110aczey0103^^^^ba
  152      $$aAACR2
  200 1 $$aBrčko$$bVáclav$f1940-
  400 1 $$aBrčekol$$bVendelín$f1940-$$to
  801 0 $$aCZ$$bOLA001$$c20020110
  810     $$aVendelín Brčekol: Jak skončit v blázinci.
  906     $$aza20020110$$bmarm
  906     $$afr20020110$$bjazi
  907    $$aNarozen 5.7.1940.Humorista.
  908    $$adefinitivní
  909    $$aCZ
  
  

  Ukázka supervizorem zrevidovaného a doplněného záznamu
  (červeně nově dodané údaje; pole 900 je odstraněno)

  LDR     -----cx^^^22-----^^^45^^
  001     ola2002100220
  005     20020110
  100     $$a20020110aczey0103^^^^ba
  152      $$aAACR2
  200 1 $$aBrčko$$bVáclav$f1940-
  400 1 $$aBrčekol$$bVendelín$f1940-$$to
  400 1 $$aBrčeslav$$bVenda$f1940-$$to
  801 0 $$aCZ$$bOLA001$$c20020110
  801 2 $$aCZ$$bABA001$$c20020110
  810     $$aVendelín Brčekol: Jak skončit v blázinci.
  810     $$aSlovník čs. spisovatelů.
  906     $$aza20020110$$bmarm
  906     $$aop20020110$$bjazi$$c400 nový výskyt
  907    $$aNarozen 5.7.1940 v Brně.Humorista.
  908    $$adefinitivní
  909    $$aCZ
  
  
  Poznámka:
  Při změně záhlaví se navíc vytváří pole COR pro opravu v bibliografických záznamech, které se předává jako pole MOR knihovnám spolupracujícím v systému Aleph (s jinou verzí) pro aktualizaci jejich kopie báze autorit a jejím prostřednictvím i pro opravu jejich bibliografických záznamů.

  
  D. Návrhy oprav

• změny v hotových autoritách a návrzích v bázi AUT10 mohou dělat pouze pracovníci ONA (=vrchní supervizor)
• chce-li pracovník knihovny spolupracující přes Z39.50 server opravit záznam, vyhledá záznam v AUT10 a provede opravu do "bandasky". Změněná pole jsou poté do záznamu v bázi AUT10 přenesena jako vložená pole v poli 930, systém navíc uloží do pole 900 hodnotu "OPRAVA" - větev OPR (viz ukázky)
• záznamy s návrhy oprav poté vyhledá pracovník ONA ve zvláštním rejstříku "návrhy". Opravy zapracuje do řádných polí; pokud opravy nepřijme, zaznamená důvod do pole 830 (poznámka katalogizátora) - zejména v případech, kdy je třeba zabránit opakování téhož nesprávného návrhu. Může s původcem návrhu též konzultovat e-mailem.
• pracovníci z knihoven Aleph mohou až do přechodu NK na novou verzi Alephu podávat návrhy oprav pouze e-mailem.

23.4.2002

Z. Bartl